Tekstovi označeni ‘softver

Softver za veleprodaju – ključ za uspešno poslovanje

Originalni tekst je objavljen u novembarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom Softver za veleprodaju – ključ za uspešno poslovanje)

Ovde prenosim samo deo teksta ostatak možete pročitati na gorepomenutoj lokaciji.

Kupim, prodam, kupim, prodam i – gotovo.

Softverske firme su sedamdesetih godina prošloga veka pisale programe za specifične industrijske potrebe, a osamdesetih su nastale i prve aplikacije za veleprodaju. Taj softver je bio usmeren na operativni rad, ali mu je nedostajala funkcionalnost u finansijskom delu.

ERP sistemi, koji su devedesetih po pravilu bili okrenuti proizvodnim preduzećima, postepeno su se širili i na druge grane industrije. Budući da su i proizvođačima bile potrebne funkcije distribucije i veleprodaje, ta oblast je obuhvaćena među prvima. S druge strane, softveru za veleprodaju je dodavana i finansijska komponenta.

Početkom 2000. godine, projektanti ERP rešenja se ozbiljno okreću veleprodaji i distribuciji. Kao rezultat toga, ERP softver je snažno integrisao ceo proces poslovanja

Funkcionalan pregled

Softver koji pokriva poslovanje jedne veleprodajne firme grubo se može podeliti na tri celine: operativu, finansije i analizu. Operativa i finansije podrazumevaju svakodnevne operacije: upravljanje zalihama, primanje porudžbina, pripremu ulaznih i izlaznih računa, evidenciju plaćanja, upravljanje kupcima i dobavljačima i sl. Analiza je rezultat podataka unetih u prethodne dve celine.

Tags : Mikro PCWorld, softver, Veleprodaja

Poslovni softver – Proceni poslovni softver

Prilikom procene poslovnog softvera firme se susreću sa dosta poslovnih i tehničkih izazova i problema. Ovaj serijal prikazuje 5 ključnih oblasti problema i moguće načine dolaska do rešenja.

Poslovni softver koji se danas može naći na tržištu uglavnom pruža rešenja za prevazilaženje ovih problema. Bolje izveštavanje, bolja pokrivenost poslovnih procesa, kompletnija ponuda modula sa potrebnom funkcionalnošću, integrisanija rešenja kao i smanjenje ukupnih troškova instalacije, korišćenja i održavanja softvera su problema o kojima sam u ovom serijalu pisao.

Nadam se da su informacije u ovom serijalu pomogle da procenite poslovni softver koji trenutno koristite kao i da razmislite da li je možda vreme za promenu ili određena unapređenja.

Serijal je najavljen odavno i do sada su obrađene sve navedene oblasti iz najave:

• Izveštavanje
• Poslovni procesi
• Moduli i funkcionalnost
• Celovitost rešenja (integracija)
• Ukupni troškovi instalacije, korišćenja i održavanja softvera

Kao i prethodni serijal i ovaj serijal nema svoj definitivan kraj, kao ni konačne odgovore na sva pitanja i sigurno je da će se tekstovi proširivati na osnovu novih informacija, kao i na osnovu iskustava posetilaca i čitaoca bloga. Ipak, za sada se zaustavljam ovde jer kako Weiner (Marfijev zakon) kaže „Ne postoje odgovori, već samo uputstva za traženje„.

Tags : funkcionalnost, integracija, izvestavanje, moduli, poslovni procesi, proceni, serijali, softver, TCO

Ukupni troškovi instalacije, korišćenja i održavanja softvera

Procena ukupnih troškova instaliranja, korišćenja i održavanja softvera (eng. skr. TCO – Total Cost of Ownership) je jako bitna za analizu poslovnog softvera. Napomena: Kvalitetna TCO analiza zna da potraje, zasniva se na pretpostavkama i ne može biti 100% precizna. Ipak, neke od sledećih stvari bi svakako trebalo da imate na umu prilikom procene TCO trenutnog softvera .

1. Problem. Troškovi softvera. Teško je prepoznati i proceniti prave troškove softvera. Troškovi softvera uključuju cenu pojedinačnih modula (ako se softver tako prodaje), cenu licenci (po korisniku ili računaru) kao i cenu dodatnog softvera (ako je takav softver potreban).

Rešenje. Proizvođači softvera nude različite cenovne modele za softver. Cena može biti bazirana na količini kupljenih modula, broju licenci, korisnika, istovremenih korisnika, transakcija, visini prihoda, platformi ili nekom drugom atributu. Treba detaljno ispitati sve moguće kombinacije cena za određeno softversko rešenje i izabrati odgovarajući model.

U analizu bi, takođe, uračunati i cenu dodatnog softvera ako je takav softver neophodan za pravilno funkcionisanje celog sistema (npr. licence za baze podataka, cena operativnog sistema, cene dodatnih pomoćnih programa i sl.).

2. Problem. Trošak implementacije je teško proceniti i ponekad nekoliko puta premašuje cenu samog softvera! Treba platiti eksterne troškove implementacije (angažovanje konsultanata, programera,…) i to je jasno, ali treba pokriti i interne troškove kao što su vreme utrošeno na obuku, vreme angažovanja zaposlenih na unosu podataka i sl. Firme moraju prepoznati sve komponenete implementacije i odlučiti koja sredstva su obavezna za svaku od faza implementacije.

Rešenje. Proračun troškova implementacije bi svakako trebalo da uključi i sledeće stavke:

• Instalacija softvera. Fizička instalacija softvera na računare. Faktori koje treba uzeti u obzir su ko će uraditi instalaciju, na kojim lokacijama će softver biti instaliran, ukupan broj korisnika softvera kao i broj modula.
• Podešavanje i prilagođavanje. Ova komponenta uključuje podešavanje i prilagođavanje poslovnog softvera specifičnim potrebama organizacije. Primeri specifičnih zadataka uključuju i podešavanje kontnog plana, podešavanja elemenata kupaca, dobavljača i ostalih poslovnih partnera, podešavanja izgleda dokumenata i ostala podešavanja specifična ili za oblast poslovanja ili za firmu.
• Obuka. Obuka je neophodna za sve korisnike u firmi: tehničko, operativno, upravno. Faktori koje ovde treba uzeti u obzir su: ko će biti na obuci, ko će obučavati, gde će obuka biti organizovana, čemu će se obučavati kao i kada i dokle će se obuka odvijati.
• Konverzija podataka. Koji podaci iz postojećeg sistema će biti prebačeni u novi sistem i analiza koji podaci uopšte mogu biti prebačeni u novi sistem.
• Dokumentacija. Izrada interne dokumentacije koja opisuje procedure upotrebe sistema, procedure toka dokumentacije i ostale kritične procese. Dokumentacijom bi trebalo pokriti sve poslovne procese vezane za sam poslovni softver kao i procese vezane za pravilno funkcionisanje celog sistema.

3.Problem. Troškovi hardvera. Procena minimalnih i preporučenih hardverskih zahteva za pravilno funkcionisanje sistema.

Rešenje. Da li je trenutni hardver zastareo ili prevaziđen? Da li je pouzdan?Koliko bi koštala nadogradnja ili zamena ako postojeći hardver ne zadovoljava minimalne zahteve za ispravno funkcionisanje sistema? Da li je komunikaciona ili mrežna infrastruktura kompletna kroz sva odeljenja u firmi i koliki nivo povezanosti je potreban? Da li je možda mrežna infrastruktura zastarela? I da li je pouzdana? Ova i slična pitanja je neophodno postaviti prilikom procene troškova hardvera.

4.Problem. Troškovi održavanja i podrške. Firme se susreću sa značajnim povećanjem troškova održavanja i podrške tokom korišćenja softvera. Često je održavanje skuplje nego sam softver.

Rešenje. Različiti proizvođači softvera, različito naplaćuju održavanje i podršku. Proizvođači softvera održavanje najčešće naplaćuju na jedan od ovih načina: periodično (mesečno, godišnje,…) u fiksnom iznosu nezavisno od angažovanja, zatim po angažovanju izraženom u satima ili danima bez fiksnog iznosa, ili kombinacijom oba pomenuta metoda, gde je jedan deo fiksni, a drugi varira u zavisnosti od utrošenog vremena i komplikovanosti posla. Jako je bitno precizno i detaljno dogovoriti uslove saradnje da bi se kasnije izbegli tzv. „skriveni troškovi„.

5. Problem. Operativni troškovi predstavljaju troškove poslova održavanja celog sistema u punoj funkcionalnosti na dnevnom nivou. Iako „sve radi“ može se desiti da u kritičnom trenutku nemate prave podatke za donošenje bitne poslovne odluke jer je „sistem pao„. Skoro sam siguran da smo svi bar jednom bili u ovakvoj ili sličnoj situaciji.

Rešenje. Procena operativnih troškova bi trebalo da sadrži neke ili sve od navedenih stavki:

• Potrošni materijal. Potrošni materijal neophodan za svakodnevni rad (npr. papir, toner, delovi za računare, prazni diskovi za bekap,…).
• Bekap. Plate i nadnice koje se plaćaju pojedincima odgovornim za pravljenje dnevnog, nedeljnog, mesečnog bekapa. O značaju bekapa je suvišno govoriti.
• Održavanje. Praćenje rada celog sistema, preventivno održavanje, , fino podešavanje sistema kao i servisiranje u slučaju kvarova. Odnosi se i na hardver i na softver.
• Nove verzije. Instaliranje, dokumentovanje, testiranje i obuka povodom nadogradnje sistema i instalacije novih verzija softvera. Ove operacije zahtevaju određeno vreme i utiču na rad cele firme.

Ovim člankom završavam serijal „Proceni poslovni softver“. Integralna verzija ovog serijala, kao i prethodnog „Najčešće grešeke pri izboru poslovnog softvera“ naći će se i na sajtu www.poslovnisoftver.net koji ako sve bude kako treba startuje sa radom sredinom decembra.

Tags : izbor, proceni, softver, TCO

Celovitost rešenja

Ako poslovni softver ne obezbeđuje kompletnu funkcionalnost, firme se uglavnom odlučuju za nabavku dodatnih programa koji obezbeđuju dodatnu funkcionalnost. Integracija takvih različitih rešenja je uvek izazov za firmu. Ovde ću se osvrnuti na najčešće probleme u radu ovakvih rešenja a koji prouzokuju preispitivanje i promenu postojećih poslovnih informacionih sistema.

1. Problem: Računovodstvo, ljudski resursi, veleprodaja koriste različite programe. Svaki od ovih programa zahteva posebno održavanje i podršku. Različiti programi, isti proizvođač – manji problem. Različiti programi, različiti proizvođači – veći problem. Ovakvi sistemi najčešće nisu dovoljno otvoreni i samim tim se teže integrišu jedan sa drugim. Rezultat je neefikasnost, redudansa u obradi i smeštanju podataka.

Rešenje. Poslovni softver na istoj platformi. Ovakvi sistemi su otvoreniji i lakše se integrišu. Ovakva integracija umanjuje višestruki unos podataka. Kako industrija poslovnog softvera postaje sve standardizovanija po pitanju platformi i tehnologije tako će sve lakše proizvođačima, kao i korisnicima, poslovnog softvera biti da naprave rešenja koja se jednostavno i lako integrišu.

2. Problem: Ručni unos podataka u različite programe. Ovakav način rada, sem što odnosi vreme, je neefikasan i komplikovan, a može dovesti i do grešaka prilikom unosa.

Rešenje. Više modula sa potrebnim funkcijama. Poslovni softver danas uglavnom nudi veći broj modula kao i veću povezanost unutar različitih modula.

3. Problem: Održavanje različitih programa. Ovaj problem prirodno sledi iz prethodnih. Održavati različite programe (različitih ili istih, svejedno) proizvođača zahteva dosta vremena i truda, ali i znanja radi kasnijeg spajanja svih tako unesenih podataka radi dobijanja potrebnih izveštaja. Ovde na scenu stupa neki od programa za tabelarne kalkulacije (eng. spreadsheet, npr. Excel) koji doprinose još većem haosu i dodatnom dupliranju podataka.

Rešenje. Bolja integracija, kompletnije rešenje. Naravno, da je ovo rešenje, ali treba biti oprezan. Ne treba preterivati sa opcijama kao ni sa kompleksnošću samog rešenja.

4. Problem: „Najbolje iz prakse“ ili ERP rešenje. Prilikom nabavke poslovnog softvera firme se često odlučuju za nabavku onog rešenja koje se pokazalo kao najbolje u određenoj oblasti. Ovaj način izbora poslovnog softvera je popularan, ali može napraviti probleme prilikom kasnije upotrebe. Ako su ovako izabrani programi previše različiti (različite platforme, tehnologija i sl.) veliki problem predstavlja integracija (povezivanje) ovakvih programa radi dobijanja određenih potrebnih izveštaja.

Rešenje. „Postoje dve struje“. Rešenja tipa „najbolje iz prakse“ obezbeđuju specifična rešenja i detaljnu funkcionalnost za određenu oblast poslovanja. Svaka nova oblast zahteva novo rešenje koje se pokazalo kao najbolje. Integracija svih tih rešenja može predstavljati problem. Sa druge strane, ERP rešenja uglavnom imaju potrebne specifične module, ali sa nedovoljnom funkcionalnošću. Prednost je što je sve već integrisano. Obe ove „struje“ imaju svoje prednosti i mane, a firma bi trebalo da proceni koje rešenje je bolje na osnovu sopstvenih specifičnosti. To je uvek kompromis. Ono što se dobije na detaljima izgubi se na integraciji i obrnuto.

Sledeći članak: Ukupna troškovi posedovanja (instaliranja, korišćenja, održavanja,..) softvera (eng. Total Cost of Ownership)

Tags : ERP, integracija, proceni, redudansa, softver

Bitno je samo da je jeftino

…ili koliko „troši“ ovaj softver?

Pomenuo sam u jednom od prethodnih članaka TCO (eng. Total Cost of Ownership) ili na srpskom ukupni troškovi posedovanja/upotrebe softvera. Šta to zapravo znači?

TCO je finansijska procena ukupnih direktnih i indirektnih troškova investicije kao što je nabavka softvera (mada se ne odnosi samo na softver).

Ispostavlja se da je sama cena softvera, čak i tzv. slobodnog softvera (freeware, open source,…), skoro nebitan parametar posmatrano iz ugla TCO i da zato ima veoma mali uticaj na ukupan rezultat IT investicije.

Na primer: ako kupite poslovni softver za 100 eura, i na samo podešavanje i prilagođavanje softvera Vašim potrebama utrošite 40 sati tehničke podrške (gde je sat podrške 20 eura) ispada da Vas u stvari softver nije koštao 100, već 900 eura. Da ne pominjem utrošak vremena Vaših zaposlenih dok se obučavaju za rad u novom programu!

Iako je ovo samo primer i sve cifre su izmišljene nije teško izračunati da je, u većini slučajeva, cena softvera manja od 10% ukupne cene posedovanja i upotrebe softvera. Troškovi se drastično povećavaju kada uzmete u obzir broj ljudi koji su angažovani na obuci, održavanju, podršci, administraciji i sličnim poslovima.

Takođe, način i svrha upotrebe softvera direktno utiču na ukupne troškove posedovanja/upotrebe softvera!

Previše često firme kreću od pretpostavke da svi programi nude iste pogodnosti. Iako na papiru dva softvera imaju istu namenu i cenu (u ovom slučaju govorimo o poslovnom softveru), oni mogu imati potpuno drugačiju računicu za obračun ukupnih troškova posedovanja/upotrebe softvera. Specifičan proizvod i proizvod opšte namene drastično menjaju sliku.

Tehnologija upotrebljena pri proizvodnji softvera takođe može imati značajan uticaj. Troškovi u ovom slučaju direktno zavise od mogućnosti tehnologije. Mogućnost on-line ažuriranja, lakoća instalacija novih verzija, izmena zakonskih propisa, izmene samog programa. Sve su to parametri koji utiču na ukupan obračun troškova softvera.

Da li Vam je bitna potrošnja goriva i cena održavanja kamiona kojim prevozite robu? Ne želite da kupite TAM kamion iz ’82 kao najbolje rešenje za prevoz robe iako košta samo 1000 eura? Slično je i sa softverom!

Cena je samo jedan od parametara pri odluci. Troškovi implementacije, angažovanje sopstvenog IT sektora, održavanje, podrška i sl. su parametri koje morate uzeti u obzir pri izboru poslovnog softvera. Ako ih izostavite može Vam se desiti da se ipak provozate „tamićem“ koji troši više ulja nego benzina.

Tags : greške, izbor, jeftino, softver

WP Premium Theme by Premium Wordpress Themes