Tekstovi označeni ‘izbor

Ukupni troškovi instalacije, korišćenja i održavanja softvera

Procena ukupnih troškova instaliranja, korišćenja i održavanja softvera (eng. skr. TCO – Total Cost of Ownership) je jako bitna za analizu poslovnog softvera. Napomena: Kvalitetna TCO analiza zna da potraje, zasniva se na pretpostavkama i ne može biti 100% precizna. Ipak, neke od sledećih stvari bi svakako trebalo da imate na umu prilikom procene TCO trenutnog softvera .

1. Problem. Troškovi softvera. Teško je prepoznati i proceniti prave troškove softvera. Troškovi softvera uključuju cenu pojedinačnih modula (ako se softver tako prodaje), cenu licenci (po korisniku ili računaru) kao i cenu dodatnog softvera (ako je takav softver potreban).

Rešenje. Proizvođači softvera nude različite cenovne modele za softver. Cena može biti bazirana na količini kupljenih modula, broju licenci, korisnika, istovremenih korisnika, transakcija, visini prihoda, platformi ili nekom drugom atributu. Treba detaljno ispitati sve moguće kombinacije cena za određeno softversko rešenje i izabrati odgovarajući model.

U analizu bi, takođe, uračunati i cenu dodatnog softvera ako je takav softver neophodan za pravilno funkcionisanje celog sistema (npr. licence za baze podataka, cena operativnog sistema, cene dodatnih pomoćnih programa i sl.).

2. Problem. Trošak implementacije je teško proceniti i ponekad nekoliko puta premašuje cenu samog softvera! Treba platiti eksterne troškove implementacije (angažovanje konsultanata, programera,…) i to je jasno, ali treba pokriti i interne troškove kao što su vreme utrošeno na obuku, vreme angažovanja zaposlenih na unosu podataka i sl. Firme moraju prepoznati sve komponenete implementacije i odlučiti koja sredstva su obavezna za svaku od faza implementacije.

Rešenje. Proračun troškova implementacije bi svakako trebalo da uključi i sledeće stavke:

• Instalacija softvera. Fizička instalacija softvera na računare. Faktori koje treba uzeti u obzir su ko će uraditi instalaciju, na kojim lokacijama će softver biti instaliran, ukupan broj korisnika softvera kao i broj modula.
• Podešavanje i prilagođavanje. Ova komponenta uključuje podešavanje i prilagođavanje poslovnog softvera specifičnim potrebama organizacije. Primeri specifičnih zadataka uključuju i podešavanje kontnog plana, podešavanja elemenata kupaca, dobavljača i ostalih poslovnih partnera, podešavanja izgleda dokumenata i ostala podešavanja specifična ili za oblast poslovanja ili za firmu.
• Obuka. Obuka je neophodna za sve korisnike u firmi: tehničko, operativno, upravno. Faktori koje ovde treba uzeti u obzir su: ko će biti na obuci, ko će obučavati, gde će obuka biti organizovana, čemu će se obučavati kao i kada i dokle će se obuka odvijati.
• Konverzija podataka. Koji podaci iz postojećeg sistema će biti prebačeni u novi sistem i analiza koji podaci uopšte mogu biti prebačeni u novi sistem.
• Dokumentacija. Izrada interne dokumentacije koja opisuje procedure upotrebe sistema, procedure toka dokumentacije i ostale kritične procese. Dokumentacijom bi trebalo pokriti sve poslovne procese vezane za sam poslovni softver kao i procese vezane za pravilno funkcionisanje celog sistema.

3.Problem. Troškovi hardvera. Procena minimalnih i preporučenih hardverskih zahteva za pravilno funkcionisanje sistema.

Rešenje. Da li je trenutni hardver zastareo ili prevaziđen? Da li je pouzdan?Koliko bi koštala nadogradnja ili zamena ako postojeći hardver ne zadovoljava minimalne zahteve za ispravno funkcionisanje sistema? Da li je komunikaciona ili mrežna infrastruktura kompletna kroz sva odeljenja u firmi i koliki nivo povezanosti je potreban? Da li je možda mrežna infrastruktura zastarela? I da li je pouzdana? Ova i slična pitanja je neophodno postaviti prilikom procene troškova hardvera.

4.Problem. Troškovi održavanja i podrške. Firme se susreću sa značajnim povećanjem troškova održavanja i podrške tokom korišćenja softvera. Često je održavanje skuplje nego sam softver.

Rešenje. Različiti proizvođači softvera, različito naplaćuju održavanje i podršku. Proizvođači softvera održavanje najčešće naplaćuju na jedan od ovih načina: periodično (mesečno, godišnje,…) u fiksnom iznosu nezavisno od angažovanja, zatim po angažovanju izraženom u satima ili danima bez fiksnog iznosa, ili kombinacijom oba pomenuta metoda, gde je jedan deo fiksni, a drugi varira u zavisnosti od utrošenog vremena i komplikovanosti posla. Jako je bitno precizno i detaljno dogovoriti uslove saradnje da bi se kasnije izbegli tzv. „skriveni troškovi„.

5. Problem. Operativni troškovi predstavljaju troškove poslova održavanja celog sistema u punoj funkcionalnosti na dnevnom nivou. Iako „sve radi“ može se desiti da u kritičnom trenutku nemate prave podatke za donošenje bitne poslovne odluke jer je „sistem pao„. Skoro sam siguran da smo svi bar jednom bili u ovakvoj ili sličnoj situaciji.

Rešenje. Procena operativnih troškova bi trebalo da sadrži neke ili sve od navedenih stavki:

• Potrošni materijal. Potrošni materijal neophodan za svakodnevni rad (npr. papir, toner, delovi za računare, prazni diskovi za bekap,…).
• Bekap. Plate i nadnice koje se plaćaju pojedincima odgovornim za pravljenje dnevnog, nedeljnog, mesečnog bekapa. O značaju bekapa je suvišno govoriti.
• Održavanje. Praćenje rada celog sistema, preventivno održavanje, , fino podešavanje sistema kao i servisiranje u slučaju kvarova. Odnosi se i na hardver i na softver.
• Nove verzije. Instaliranje, dokumentovanje, testiranje i obuka povodom nadogradnje sistema i instalacije novih verzija softvera. Ove operacije zahtevaju određeno vreme i utiču na rad cele firme.

Ovim člankom završavam serijal „Proceni poslovni softver“. Integralna verzija ovog serijala, kao i prethodnog „Najčešće grešeke pri izboru poslovnog softvera“ naći će se i na sajtu www.poslovnisoftver.net koji ako sve bude kako treba startuje sa radom sredinom decembra.

Tags : izbor, proceni, softver, TCO

Bitno je samo da je jeftino

…ili koliko „troši“ ovaj softver?

Pomenuo sam u jednom od prethodnih članaka TCO (eng. Total Cost of Ownership) ili na srpskom ukupni troškovi posedovanja/upotrebe softvera. Šta to zapravo znači?

TCO je finansijska procena ukupnih direktnih i indirektnih troškova investicije kao što je nabavka softvera (mada se ne odnosi samo na softver).

Ispostavlja se da je sama cena softvera, čak i tzv. slobodnog softvera (freeware, open source,…), skoro nebitan parametar posmatrano iz ugla TCO i da zato ima veoma mali uticaj na ukupan rezultat IT investicije.

Na primer: ako kupite poslovni softver za 100 eura, i na samo podešavanje i prilagođavanje softvera Vašim potrebama utrošite 40 sati tehničke podrške (gde je sat podrške 20 eura) ispada da Vas u stvari softver nije koštao 100, već 900 eura. Da ne pominjem utrošak vremena Vaših zaposlenih dok se obučavaju za rad u novom programu!

Iako je ovo samo primer i sve cifre su izmišljene nije teško izračunati da je, u većini slučajeva, cena softvera manja od 10% ukupne cene posedovanja i upotrebe softvera. Troškovi se drastično povećavaju kada uzmete u obzir broj ljudi koji su angažovani na obuci, održavanju, podršci, administraciji i sličnim poslovima.

Takođe, način i svrha upotrebe softvera direktno utiču na ukupne troškove posedovanja/upotrebe softvera!

Previše često firme kreću od pretpostavke da svi programi nude iste pogodnosti. Iako na papiru dva softvera imaju istu namenu i cenu (u ovom slučaju govorimo o poslovnom softveru), oni mogu imati potpuno drugačiju računicu za obračun ukupnih troškova posedovanja/upotrebe softvera. Specifičan proizvod i proizvod opšte namene drastično menjaju sliku.

Tehnologija upotrebljena pri proizvodnji softvera takođe može imati značajan uticaj. Troškovi u ovom slučaju direktno zavise od mogućnosti tehnologije. Mogućnost on-line ažuriranja, lakoća instalacija novih verzija, izmena zakonskih propisa, izmene samog programa. Sve su to parametri koji utiču na ukupan obračun troškova softvera.

Da li Vam je bitna potrošnja goriva i cena održavanja kamiona kojim prevozite robu? Ne želite da kupite TAM kamion iz ’82 kao najbolje rešenje za prevoz robe iako košta samo 1000 eura? Slično je i sa softverom!

Cena je samo jedan od parametara pri odluci. Troškovi implementacije, angažovanje sopstvenog IT sektora, održavanje, podrška i sl. su parametri koje morate uzeti u obzir pri izboru poslovnog softvera. Ako ih izostavite može Vam se desiti da se ipak provozate „tamićem“ koji troši više ulja nego benzina.

Tags : greške, izbor, jeftino, softver

Kupovina softvera koji je kompleksniji od vaših potreba

Izreka „od viška glava ne boli“ je prisutna i prilikom izbora poslovnog softvera, ali ona je u ovom slučaju potpuno pogrešna. Uzmimo, na primer, tekst procesor. Većini ljudi bi za svakodnevni rad bio dovoljan i Microsoft Works, ali većina opet koristi Word. Ljudi jednostavno vole mogućnosti, dugmiće, sličice i „ukrase“ iako ih verovatno nikada neće koristiti. Ovo je možda (mada čisto sumnjam) u redu kada kupujete Office pakete jer nemate mnogo izbora (MS Office je praktično jedini izbor), ali ovakve odluke često predstavljaju breme i nepotrebno traćenje sopstvenih IT resursa i samog potencijala poslovnog softvera. Kao kada kupite Ferrari da biste išli do samoposluge na uglu, lepo ali bespotrebno. Takav softver ima previše opcija koje Vas usporavaju i opterećuju u svakodnevnom radu, a većinu tih opcija nikada nećete upotrebiti.

Sam problem, naravno, ne lež samo u postojanju previše opcija koje ne koristite, već i u nepotrebnom traćenju sopstvenog ljudskog potencijala i vremena. A vreme je novac, to već i vrapci znaju!

Zato je jako bitno da prilikom izbora i kupovine poslovnog softvera sagledate i ovaj problem koji se svodi na kupovinu softvera koji sopstvenim snagama (unutrašnji resursi) možete adekvatno održavati.

Tags : greska, izbor, kompleksnost, potrebe

Kupovina softvera koji je zasnovan na zastareloj, prevaziđenoj ili umirućoj tehnologiji

Imate li windows verziju vašeg poslovnog informacionog sistema? Da li ste sigurni da je u pitanju nova tehnologija? Imate nešto što liči na windows, a u pozadini je matori dBase? Da li ste se zapitali zašto softverska firma još uvek nema odgovarajuću verziju? Da li će Vaš poslovni informacioni sistem raditi pod novom verzijom operativnog sistema?

Clipper? FoxPro? dBase? DOS program? Da li Vam ovo zvuči poznato?

Ova greška se ne odnosi samo na softver. Hardver (seća li se neko 286-ica), baza podataka, operativni sistem, korisnički programi i sl. takođe mogu biti ili već jesu umirući proizvodi, zastareli, bez odgovarajuće podrške, sa premalom bazom korisnika da bi uopšte prežveli a o njima se više ne uči čak ni u našim školama. Takvi proizvodi su neefikasni, kruti i spori u poređenju sa alternativama koje se nude.

Na žalost, na našem tržštu su mnogi proizvodi ostali u upotrebi iako im je davno istekao rok trajanja. To naročito važ za softver. Hardver i ostale ranije pomenute stvari su silom prilika i zakonima tržšta zamenjene novim, ali softver je ostao nekako zaboravljen. Primena novih tehnologija skoro da je zaobišla softver (mogući razlog je što još uvek nemamo izgrađeno tržšte znanja i usluga, ali o tome nekom drugom prilikom). Svakako ovo ne znaši da je to loš softver niti da taj i takav softver ne zadovoljava Vaše potrebe, ali otvara mnoga pitanja i donosi probleme pojavom svakog novog operativnog sistema, odnosi dosta novca prilagođavanju novom operativnom sistemu, a tek koliko se žvaca i vremena troši na podešavanje štampača u mrežnom okruženju u Vašoj DOS aplikaciji ne treba posebno ni pominjati.
Ipak, ne treba očajavati jer na našem tržštu ima dosta zaista kvalitetnog softvera, naročito u oblasti poslovnog softvera, koji je izrađen u starijoj tehnologiji (DOS, Clipper, dBase,…) ali to samo po sebi ne mora da znači da je izbor takvog softvera loš. Problem za Vas kao korisnika nastaje ako softverska firma ne planira da svoj proizvod „osvež“ novijom tehnologijom. To je problem kako za Vas tako i za takvu softversku firmu. Suština ove greške na našem tržštu nije samo u izboru između tehnologije, već i u izboru softverske firme koja je spremna da svoje zastarelo rešenje pretoči u moderniji, kvalitetniji, tehnološki napredniji, ali ne i tehnološki najnoviji poslovni softver. Jer ako softverska firma ima dovoljno veliku bazu korisnika, logično je da će ponuditi i novo rešenje koje će ispratiti razvoj tehnologije. Postavlja se pitanje, koliko ste spremni da čekate na takvo rešenje i koliko će Vas koštati čekanje na takvo rešenje. Zato još jednom podsećam da je sem samog softvera isto toliko bitno i ko pravi/prodaje/implementira softver.

VAŽNO: Što je softver tehnološki stariji potrebno je više ljudi ili pomoćnih programa koji će ga održavati u žvotu, a to košta.

Tags : clipper, dbase, dos, geska, izbor, kupovina

Kupovina softvera koji je na zalasku ili na samom početku svog „života“

/*Problem ekstrema pri kupovini poslovnog softvera*/

Programi (a posebno poslovni programi) su danas toliko složeni da ih je nekada jednostavnije napisati od početka nego „krpiti“. Zato je veoma važno pratiti istoriju razvoja programa da bi se moglo videti kako se program razvijao i kuda ide. Kada procenjujete program bitno je saznati kako će se program razvijati u budućnosti, kada će se pojaviti nova verzija, šta će ta nova verzija sadržati i kada će realno moći da se obezbedi dovoljno podrške, obuke i ispravki da bi se implementacija uspešno izvela. Praćenje planiranog razvoja programa izuzetno je bitno jer softverska firma u jednom trenutku može odlučiti da taj i takav program jednostavno više ne razvija. I šta onda? Zaglavljeni ste sa programom koji ima iza sebe bogato iskustvo, pregršt opcija, pokriva Vaše poslovanje u potpunosti, ali će uskoro biti mrtav softver! Ovo, u prevodu, znači da ako vam zatreba neka nova opcija imate ograničen izbor ili da je sami napravite (što je u većini slučajeva nemoguće, jer je poslovni softver uglavnom zatvorenog koda) ili da opet tražte novi program. Po mom mišljenju i nije neki izbor, stoga slobodno u startu zaboravite softver na zalasku svoje karijere.

Sa druge strane imamo novajlije i to je po mom mišljenju bolji izbor. Zbog složenosti današnjih programa, čak i kada velika firma izađe na tržšte sa verzijom 1.0, retkost je da su sve opcije prisutne i kompletne. Vrlo je moguće da je to i dalje beta faza, nestabilna i/ili joj nedostaju moduli koji su Vam potrebni. Kao i kod vas i kod proizvođača softverskih paketa postoje rokovi (ili bi bar trebalo da postoje, ako ne postoje rokovi, da li uopšte ima smisla takvu firmu uzimati za ozbiljno) i prema tome, kao i sve 1.0 verzije paketa postoji kompromis između ugrađenih funkcija i poštovanja krajnjeg roka. Čak iako je verzija 1.0 relativno nebagovita, nova verzija verovatno nema adekvatno treniran tim za implementaciju, obuku ili podršku. Iako ovo deluje kao lošiji izbor (zbog malopre pomenutih faktora), on to, u stvari, nije. Činjenica da je firma izbacila verziju 1.0 definitivno znači da će se uskoro pojaviti i verzija 1.0.1 i 1.1 i tako dalje. Jedna od tih verzija će sadržati i sve što je vama potrebno, a dobra stvar je što ćete moći da utičete, naročito ako zaista i koristite takav program na dodavanje novih opcija i to baš onih koje su vama potrebne. Naravno ovo ne znači da se treba zaletati, ali u današnjoj softverskoj industriji kada su svi u večitoj BETA fazi, bolje je izabrati mladji softver koji će rasti zajedno sa vama, nego softver, koji će uskoro „umreti“.

Zaključak je mesto na kojem se umorimo od razmišljanja, reče neko, prema tome da zaključim:
Iako se ova greška ne može izostaviti i posmatrati van konteksta prethodnih grešaka koje sam pomenuo, ona na neki način predstavlja izbor između dva „zla“, od koji svakako treba izabrati manje, a to je mlađi softver, definitivno.

Tags : ekstremi, izbor, kupovina, softver, vazno

WP Premium Theme by Premium Wordpress Themes