serijali

NetDokumenti – Kancelarija XXI veka

NetDokumenti predstavljaju softversko rešenje koje se može definisati na više načina:

1. DMS (Document Managament System) – sistem za upravljanje dokumentima.
2. Sistem za prelazak na elektronsko poslovanje – jer implementacijom ovog softverskog rešenja potreba za protokom klasične, papirne, dokumentacije biva svedena na minimum.
3. Elektronska arhiva – svi vaši dokumenti se nalaze na jednom mestu i dostupni su vam uvek, bez obzira gde se nalazite i na koji način im pristupate….

I svaka od ovih definicija je tačna. Kako ćete ih vi zvati zavisi od konkretnih razloga i potreba zbog kojih ih vi koristite i zbog kojih su vam potrebni.

U savremenom poslovnom svetu, apsurdno je, ali istinito, novac nije najbitniji. Novac ne dolazi sam po sebi, on je uvek rezultat ili posledica nečega što vi uradite. Najbitnije su informacije. Prava informacija, koju dobijete u pravo vreme, nezavisno od toga da li se nalazite u kancelariji, na poslovnom putu, na vikendu ili odmoru ima neprocenjiv značaj. Zašto? Odgovor je krajnje jednostavan – jer je ta i takva informacija preduslov da dođete u priliku da zaradite novac.

Jedan od benefita koji nastaju primenom NetDokumenata, o kojem ću sada govoriti, je to što vam ovo softversko rešenje omogućava PRISTUP VAŠOJ KANCELARIJI SA BILO KOG MESTA .

Zamislite situaciju… vi ste na odmoru na Havajima. Konačno ste dobili par dana samo za sebe, koje ste planirali da iskoristite da se isključite iz svakodnevnih obaveza i da napunite baterije za poslovne izazove koji vas očekuju. A, onda… Iz vedra neba stiže poziv da je vaše prisustvo, odmah, neophodno u firmi – jer je neophodno da odobrite nešto i da to odmah uradite… Sledi veliko razočaranje, bes i… ipak, pakovanje kofera. Dok ste na putu ka svojoj kancelariji, razmišljate da li mora baš tako i zašto to ne možete da uradite na neki jednostavniji način, bez prekidanja odmora.

Ovaj opis predstavlja svakodnevnicu ljudi koji se, na najrazličitije načine, bave menadžerskim pozivom. Problemi se nalaze na svakom koraku i uvek se desi nešto što zahteva vašu pažnju i prisustvo.

U razmišljanjima čoveka koji mora da prekine odmor i vrati se u kancelariju se sve vrti oko pitanja zašto u XXI veku ne postoji neki jednostavniji način da ispuni svoje obaveze i izbegne situaciju da ponese epitet uskog grla poslovnog procesa, a da, istovremeno, ne prekida odmor. Ipak, rešenje postoji. I to rešenje je softverski paket NetDokumenti. Net Dokumenti su SaaS (Software as a Services), što znači da predstavlja softver koji se nalazi online na serveru firme E-75 IT Services i kojem se pristupa pomoću bilo kojeg WEB čitača koji posedujete (Internet Explorer, Firefox Mozilla, Google Chrome, Apple Safari, Opera…). To znači da sve što vam je potrebno predstavlja računar, sa pristupom internetu – uključite ga, idite na internet i vaš najveći problem ćete moći da rešite u samo nekoliko klikova.

Ipak, može se desiti da niste poneli računar na odmor. Ili jeste, ali je baterija veoma slaba, pa ste ponovo vezani za hotelsku sobu i izvor napajanja električnom energijom… Sa NetDokumentima možete da prevaziđete i takvu situaciju. Dovoljno je da imate nekakav poslovni telefon (na Android, Symbian ili Windows Mobile platformi, iPhone, BlackBerry…) i onda sve probleme u Vašoj kancelariji, doslovno, možete da rešite sa plaže. Sa NetDokumentima ćete uvek biti u toku i nikada više nećete biti kočnica normalnom odvijanju poslovnih procesa.

Naprotiv, možete, nakon što ste automatskim e-mailom obavešteni da je završen, pročitati izveštaj koji su na NetDokumente postavili zaposleni, za samo par sekundi izvršiti pretragu kompletne dokumentacije firme (kojoj, na osnovu autorizacija i nivoa prava pristupa koji su Vam dodeljeni, imate pravo da pristupite), pronaći dokument koji Vam je potreban – i zatim ga pregledati, izmeniti, doraditi ga i dati mu svoj lični pečat, odobriti dokument i poslati ga dalje u poslovni proces ili ga, pak, vratiti na doradu. Ili ga poslati klijentu istog trenutka kada on to zahteva.

Sa NetDokumentima za vas više ne postoje fizička ograničenja i barijere. Sa NetDokumentima ste uvek u toku, jer ste, recimo putem e-maila ili RSS-a, trenutno obavešteni o izmenama nad dokumentima i folderima i tako uvek znate šta se dešava u Vašoj kancelariji.

To koliko ste udaljeni od vaše kancelarije više, uopšte, nije bitno. U vašoj kancelariji ste prisutni čak i kada fizički niste u njoj. Ako i kada to želite.

Dakle, više nije potrebno da sedite u kancelariji da biste mogli da kontrolišete rad zaposlenih i odvijanje poslovnog procesa. Sa NetDokumentima sa bilo koje tačke na planeti možete da otkrijete gde je usko grlo u poslovnom procesu i da ga u ekspresnom roku otklonite.

Zato, dobrodošli u budućnost. Dobrodošli u svet NetDokumenata!

Uskoro ćete saznati o sledećem: kontrola verzija dokumenata, mogućnosti uvoza i izvoza dokumenata, nivo smanjenja troškova i povećanja produktivnosti, digitalni potpis, inspekcije i elektronsko poslovanje, zakon, papirni i elektronski dokumenti, NetDokumenti i ISO standardizacija…

Predrag V. Matić

Implementacija – jednokratna operacija

Stara izreka kaže da je svaki početak težak. Kada je u pitanju poslovni softver, kraja nema, a sredina je kamen spoticanja.

Koliko puta vam se desilo da implementirate poslovni softver u svojoj firmi i u početku sve radi odlično? Softver je kvalitetan, poslovni procesi su pokriveni, izveštaje dobijate na vreme i sve radi kao švajcarski sat. Odjednom: katastrofa! Ponovo ste na početku! Ništa ne funkcioniše, ponovo problemi, izveštaji kasne, poslovni procesi su izmakli kontroli. Ne sećate se više zašto ste uopšte uvodili softver kada sve radite ručno i opet počinjete da razmišljate o „novom“ softveru, jer „stari“ ništa ne valja.

Razlog za ovakvo stanje stvari je jednostavan: firma radi, raste, razvija se, poslovanje se proširuje novim poslovnim procesima, a softver je nekako u celom procesu ostao „u knjigovodstvu“, zaboravljen od svih i potpuno ispušten iz cele priče razvoja i širenja.

Često me pitaju: koliko traje implementacija poslovnog softvera? Zapravo nikad ne prestaje. Softver je „živa“ stvar. Raste i razvija se zajedno sa vama.

Rešenje postoji i takođe je jednostavno: najbolji rezultati u promeni poslovnog softvera i redizajnu poslovnih procesa se ne postižu kao jednokratna operacija; ceo proces mora biti konstantno nadgledan i na sve izmene u poslovanju mora se pravovremeno reagovati (kako organizaciono, tako i „softverski“). Procena spremnosti kontinualnog poboljšanja procesa poslovanja kompanije svodi se na davanje odgovora na neka ood sledećih pitanja (nisu jedina):

• Da li zaposleni imaju aktivnu ulogu u procesu implementacije poslovnog softvera i poslovnih procesa unutar firme?
• Da li zaposleni imaju aktivnu ulogu u identifikovanju i rešavanju problema?
• Kako je odnos firme prema novim idejama? Da li ih podržava, pomaže, ohrabruje ili ignoriše?
• Koliko je zapravo ceo tim motivisan da se aktivno uključi u gorepomenute procese?
• …

Problem je jasan. Da je softver bilo koji, a samim tim i poslovni, nešto što se jednom napravi i nikad više ne menja, danas bi svi i dalje koristili windows 3.11. Normalno je i potpuno prirodno, kao i sa svim drugim „živim“ stvarima da se i softver vremenom unapređuje, dorađuje i prilagođava potrebama. Ono što je naročito bitno za poslovni softver je da se te i takve promene konstantno prate i implementiraju, a sve u cilju izbegavanja situacije pomenute u uvodu.

Na kraju, ljudi čine okosnicu svih pomenutih procesa i najvažnije u celoj priči jeste zainteresovanost i motivisanost svih aktivnih učesnika da se ti i takvi procesi realizuju i konstantno usavršavaju.

Tags : implementacija, ljudski resursi, promena poslovnog softvera

Pogrešna motivacija i nedostatak vizije

Promena poslovnog softvera zahteva i promenu poslovnih procesa u kompaniji. Ova dva poteza su često povezana. Poslovni softver i mogućnosti poslovnog softvera umnogome definišu same poslovne procese u jednoj firmi. Zbog toga firme svoje poslovne procese počinju preispitivati i prilagođavati skoro u isto vreme kada počnu razmišljati o promeni poslovnog softvera.

U teoriji sve ovo deluje jednostavno. Unajme se konsultanti, pričaju se velike (i male) priče, procenjuju se mogućnosti, preporučuju se strategije, a sve u cilju svetlije i jednostavnije budućnosti uz mogućnosti novog poslovnog softvera koji za razliku od starog „sve može“.

Zašto ovakvi projekti propadaju iako su eksperti pozvani na lice mesta? Zašto budućnost nije tako svetla i jednostavna kao na početku priče? Zašto novi „bolji“ softver ima iste probleme kao i stari „lošiji“? Da li je problem samo u softveru ili ima nešto i u ljudima? Da li je Gilb (Marfijef zakon) u pravu kada kaže da su kompjuteri nepouzdani ali da su ljudi još nepouzdaniji? Počnimo od početka.

• Pogrešna motivacija. Ako vam neko savetuje da promenite svoj poslovni softver jer je „loš“ (sa svim interpretacijama „lošosti“), poslušajte ga samo ako ste i sami dobro razmislili na istu temu. Motivacija za promenu mora da dođe unutar firme, a ne spolja. Zapravo, korisnici su jedini koji imaju pravi uvid u funkcionalnost postojećeg softvera. Svakodnevnim korišćenjem oni imaju uvid u prednosti i mane postojećeg poslovnog softvera kao trenutnog načina na koji se odvijaju poslovni procesi. Menadžment firme bi ideje i predloge za unapređenja i poboljšanja svakako trebalo da razmotri, a ako su valjani i da podrži. Utrošak vremena i energije na procenu valjanosti ovakvih predloga, svakako je manji od cene nabavke i implementacije novog poslovnog softvera. Novo je bolje – ne mora da važi u svetu poslovnog softvera. Menjajte poslovni softver ako i samo ako ste procenili da „nema gde dalje“ sa starim softverom.
• Nedostatak vizije. Pitanje na koje treba da date odgvor je: šta želim da postignem promenom poslovnog softvera? Poslovni procesi se kreiraju sa određenom vizijom na umu (npr. poboljšanje kvaliteta usluge ili unapređenje odnosa sa kupcima) i ciljevima (smanjenje troškova, poboljšanje efikasnosti,…). Samo sa jasnom vizijom i ciljevima se kreće u poboljšanje poslovnih procesa. Nekada poboljšanje poslovnih procesa može značiti i promenu poslovnog softvera (jer se softver ne može prilagoditi novonastaloj situaciji), ali to nije pravilo. Pre svega treba razmotriti sledeće:
  • Razvoj poslovne vizije i poslovnih ciljeva
  • Prepoznavanje procesa koji su loši
  • Razumevanje i ocena trenutnih poslovnih procesa
  • „Brainstorming“ i dizajn novi poslovnih pristupa
  • Implementacija novih procesa.
  • Promena poslovnog softvera (ako postojeći sistem ne može da isprati prethodne stavke)

Primetili ste da je promena poslovnog softvera poslednja stavka. Sve stavke pre promene softvera moraju biti jasno definisane. Ako bilo šta što je trebalo definisati odložite za kasnije, to što ste odložili pojaviće se u ključnom momentu i „zabiti vam nož u leđa“ da se tako izrazim . Bez jasne vizije, bilo koja implementacija bilo čega predstavlja, najblaže rečeno, mučenje.

Motivacija, vizija. Mislite o tome do sledećeg članka
P.S. Sve ovo gore napisano, može da se primeni i na mnoge druge stvari, a ne samo na softver.

Tags : Motivacija, promena, vizija

Poslovni softver – Proceni poslovni softver

Prilikom procene poslovnog softvera firme se susreću sa dosta poslovnih i tehničkih izazova i problema. Ovaj serijal prikazuje 5 ključnih oblasti problema i moguće načine dolaska do rešenja.

Poslovni softver koji se danas može naći na tržištu uglavnom pruža rešenja za prevazilaženje ovih problema. Bolje izveštavanje, bolja pokrivenost poslovnih procesa, kompletnija ponuda modula sa potrebnom funkcionalnošću, integrisanija rešenja kao i smanjenje ukupnih troškova instalacije, korišćenja i održavanja softvera su problema o kojima sam u ovom serijalu pisao.

Nadam se da su informacije u ovom serijalu pomogle da procenite poslovni softver koji trenutno koristite kao i da razmislite da li je možda vreme za promenu ili određena unapređenja.

Serijal je najavljen odavno i do sada su obrađene sve navedene oblasti iz najave:

• Izveštavanje
• Poslovni procesi
• Moduli i funkcionalnost
• Celovitost rešenja (integracija)
• Ukupni troškovi instalacije, korišćenja i održavanja softvera

Kao i prethodni serijal i ovaj serijal nema svoj definitivan kraj, kao ni konačne odgovore na sva pitanja i sigurno je da će se tekstovi proširivati na osnovu novih informacija, kao i na osnovu iskustava posetilaca i čitaoca bloga. Ipak, za sada se zaustavljam ovde jer kako Weiner (Marfijev zakon) kaže „Ne postoje odgovori, već samo uputstva za traženje„.

Tags : funkcionalnost, integracija, izvestavanje, moduli, poslovni procesi, proceni, serijali, softver, TCO

Novi serijal – proceni poslovni softver

…ili triput meri, jednom seci!

Znate li priču o programeru koji je uzeo dve nedelje odmora i kad se vratio nije mogao nastaviti sa radom jer je „zastareo“? Da li slična priča može da se projektuje i na blogere?

Nedopustivo dugo odsustvo sa bloga, nadam se, rezultovaće još jednom popularnom i korisnom serijom tekstova. Istražvanje i analiza je potrajala duže nego što sam planirao, ali šta je tu je. Naime, posle prvog serijala: Najčešće grešeke pri izboru poslovnog softvera primio sam dosta mailova sa pitanjima tipa: OK, znamo kako ne treba birati poslovni softver, ali kako sad da procenimo kvalitet poslovnog softvera? Koje su to opcije koje čine kvalitetan poslovni softver? Na kraju, postoje li ključni kriterijumi za evaluaciju poslovnog softvera?

Ovaj serijal bi trebalo da obezbedi informacije potrebne za prepoznavanje ključnih momenata pri analizi i proceni kvaliteta poslovnog softvera. Takođe, ovaj serijal vam može pomoći i da ocenite sadašnji poslovni softver (finansijski softver, pre svega).

Kvalitetan poslovni softver je kičma svake organizacije. To je osnova koja pomaže firmama da imaju uvid i upravljaju najvažnijim delovima svog poslovanja kao što su knjigovodstvo, upravljanje projektima, plate, kadrovi i sl.

Procena kvaliteta poslovnog softvera može biti ogroman zadatak prosto zato što postoji veliki broj faktora za razmatranje. Neka od tipičnih pitanja su: Da li Vaš poslovni softver obezbeđuje najnovije i najbolje funkcije koje trenutno postoje (prirodno se postavlja pitanje koje su to funkcije, ali o tome kasnije)? Da li je pravljenje izveštaja jednostavan i lak zadatak? Da li tako generisani izveštaji sadrže relevantne informacije? Da li je u pitanju integrisan sistem ili morate unostiti iste podatke na više različitih mesta ili, čak, u više različitih programa? Provodite li više vremena u traženju podataka nego u samoj analizi podataka? Previše prekucavanja istovrsnih podataka radi pravljenja jednog smislenog izveštaja?

U zavisnosti od toga kako odgovorite na gorepostavljena pitanja (mada ona nisu jedina), možete odlučiti da je vreme za promenu i nabavku novog ili unapređenje starog poslovnog softvera. U ovom serijalu ću pokušati da identifikujem glavne probleme koje imaju korisnici poslovnog softvera (pre svega finansijskog poslovnog softvera) kao i moguća rešenja tih problema.

Probleme ću podeliti na pet grupa i to:

• Izveštavanje
• Poslovni procesi
• Moduli i funkcionalnost
• Celovitost rešenja (integracija)
• Ukupni troškovi posedovanja (eng. skr. TCO – Total Cost of ownership)

Svaka tema će biti predstavljena sa ključnim problemima i mogućim rešenjima, a zatim ću na kraju pokušati da napravim ček-listu ključnih parametara koje treba uzeti u obzir pri proceni kvaliteta poslovnog softvera.

Tags : proceni

WP Premium Theme by Premium Wordpress Themes