elektronsko poslovanje

Desk & Archive–organizacija dokumenata

Gost autor: Ivan Ičin (autor softvera Desk & Archive)

U svom iskustvu u poslovanju sam primetio određeni broj problema sa kojima se suočavaju ljudi koji rade sa velikim brojem dokumenata (u koje i sam spadam), pre svega office dokumenata, a koji se manifestuju u neefikasnom desktopu.

Sa aspekta korisnika, to se vidi kroz veliki broj nagomilanih stavki sa potpuno različitim funkcijama koji su pri tom haotično raspoređeni. U takvoj situaciji, desktop može uspešno vršiti samo jednu funkciju, a to je pozivanje često korišćenih stavki, jer ljudska bića raspolažu izuzetnom „prostornom memorijom“ koja omogućuje brzo identifikovanje ovakvih stavki bez obzira na haotično okruženje u kome se nalaze (između ostalog Windows 8 start ekran se zasniva na ovome). Međutim, na desktopu se nalaze još mnoge stavke koje se ne mogu efikasno koristiti i koje dovode do mnogih potencijalnih, a najčešće i praktičnih problema u vidu dokumenata koji su zaboravljeni i za koje potrebna aktivnost nije sprovedena.

U tom smislu, napravio sam softver Desk & Archive, fajl menadžer koji ove probleme rešava na sledeće načine:

• Windows Explorer prikazuje fajlove koji su definisani fasciklama ili bibliotekama, dok Desk & Archive smatra da su svi prikazi liste koje se mogu definisati pomoću određenih parametara, tako da je fascikla specijalni slučaj liste. Zahvaljujući tome u svakom trenutku je u postojeći prikaz moguće dodati sadržaj još jedne ili više fascikla, moguće je selektovati i otvoriti više fascikli odjednom bez potreba za definisanjem neke nove biblioteke
• Liste imaju i mogućnost pogleda kroz podfascikle, tako lista prikazuje fajlove iz njhovih podfascikla, uključujući i sve podfascikle svih podfascikla
• Desk ima ulogu novog desktopa sa ciljem da obuhvati sva kreirana i nezavršena dokumenta. Ovaj jednostavan koncept omogućava korisniku da bez dodatnog napora uvek ima pregled nezavršenih dokumenata. Pošto je on definisan kao lista, korisnik može uključiti sve fascikle u kojima kreira dokumente. Takođe, to omogućava i da npr njegov novi desktop bude fascikla u Dropboxu ili drugom cloud provajderu i da na taj način bude sinhronizovan među računarima.
• Slično Gmailu, omoguće je lako „čišćenje“ desktopa, jer se pritiskom na jedno dugme kompletirani fajl prebacuje u Archive, koja je takođe jedna lista koja može sadržati više fascikli, gde može biti definisano da se zavisno od fascikle u kome se fajl nalazio na Desku premešta u različitu fasciklu arhive.
• Prečice za startovanje programa koje su zatečene na desktopu su locirane u posebnom toolbaru i ne pojavljuju se na Desku. Prednost takvog koncepta je i što su uvek dostupne, bez obzira na otvorenu listu.
• Prečice za otvaranje fascikli sa desktopa su locirane u sidebaru, gde se može zakačiti i bilo koja lista i takođe ne opterećuju Desk
• Svaki fajl se može pretvoriti u template. Templates su dostupni iz New menija, čime se znatno rasterećuje Desk, jer se oni mogu nalaziti na bilo kom mestu na disku, a pristup je uvek jednostavan. Takođe postoji i komanda Edit as new file u toolbaru koja se može primeniti na bilo kom fajlu
• Implementiran je sistem Bookmarksa, takođe u cilju rasterećenja desktopa, tako da bi se fajlovima kojima se često pristupa, a koji ne predstavljaju nezavršene projekte moglo lako pristupiti bez obzira gde se nalaze
• Implementiran je sistem automatskih tabova, tako da korisnik može bez razmišljanja da otvara nove liste, a da se zatim lako vrati na prethodne bitne lokacije
• Za fajlove je dat tekstualni preview koji olakšava prepoznavanje dokumenata, a za fascikle je dat aktivni preview koji pored toga što prikazuje neke fajlove i podfascikle iz njenog sadržaja omogućuje i njihovo otvaranje kao i drag and drop iz samog previewa.

Program je za sada izdat na engleskom i na španskom jeziku. Razmatram i lokalizaciju na srpskom jeziku, imajući u vidu stanje na našem tržištu ne očekujem neku značajniju prodaju, ali ako bih dobio feedback da postoji bar 10ak zainteresovanih korisnika svakako bih uložio taj trud jer bi i meni bilo zanimljivo da neki ljudi koji ne znaju engleski mogu da vide program na našem jeziku, pa molim za komentare.

Za detalje pogledajte: http://www.deskandarchive.com/

Tags : Desk & Archive, dokumenta

UniDocs – Jedinstvo dokumenata, poslovnih procesa i podataka

Imao sam priliku da se detaljno upoznam sa domaćim softverskim rešenjem namenjenim upravljanju dokumentima (document management) i poslovnim procesima (workflow management), programskim sistemom UniDocs, proizvod kompanije OSA Računarski inženjering doo. Uz podršku stručnjaka proizvođača, uspeo sam da zavirim i „pod haubu“ samog sistema, upoznam se sa arhitekturom softvera, kao i njegovim razvojnim okruženjem. Uvid u informacioni sistem proizvođača, koji je u potpunosti zasnovan na UniDocs familiji, upotpunio je sliku o mogućnostima i efikasnosti sistema u stvarnom svakodnevnom radu.

UniDocs je namenjen najširem krugu profesionalnih korisnika, a može biti primenjen za upravljanje poslovno-dokumentacionim procesima svih vrsta. Podržava rad sa svim vrstama dokumenata, bez obzira na njihov sadržaj, format i namenu, pa verujem da će ovaj kratak prikaz pomoći svima koje ovakvi sistemi zanimaju, a posebno onima koji za sebe traže odgovarajuće rešenje.

Serverske komponente

UniDocs podržava Microsoft SQL Server i Oracle, a proizvođač uvek podržava poslednju i pretposlednju verziju navedenih alata za upravljanje bazama podataka. U ovom slučaju sve varijante Microsoft SQL Server 2008 i 2012 i Oracle 10g i 11g. Prilikom instalacije UniDocs u okuženju prethodno instaliranog DBMS, automatski se formira baza podataka, koja je odmah nakon završetka instalacione procedure potpuno konfigurisana i spremna za rad.

UniDocs ima svoj aplikativni server koji obezbeđuje bezbedan pristup dokumentima, a činjenica da podržava rad u klaster režimu, te da je opremljen sistemom za optimizaciju opterećenja („load balance“) garantuje brz odziv i veoma visok nivo pouzdanosti, bez obzira na broj konkurentnih korisnika koji rade na sistemu. Aplikativni server je veoma efikasan i uspešno radi na prilično skromnim hardverskim resursima.

Svi podaci o dokumentima, kao i implementacioni parametri sistema čuvaju se u relacionoj bazi podataka UniDocs sistema, dok su datoteke dokumenata sigurno smešteni na storidž-u ili file serveru i dostupne samo preko UniDocs aplikativnog servera, registrovanim i uredno prijavljenim korisnicima.

Serverske komponente podržavaju virtuelizovanu serversku platformu, a proizvođač najavljuje i podršku i mogućnost korišćenja sistema kroz oblak (cloud).

Klijentski moduli

Programski sistem UniDocs u svom sastavu ima i grupu klijentskih modula namenjenih korisnicima, administratorima i implementatorima sistema za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima UniDocs.

Korisnicima je na raspolaganju opšti korisnički modul pod nazivom UniDocs Client, koji obezbeđuje sve funkcije za rad sa dokumentima, kao i funkcije za razmenu dokumenata u skladu sa tokom poslovnog procesa.

Svaka od ugrađenih funkcionalnosti je kontrolisana ovlašćenjima koja se definišu za svakog od korisnika i svaku od implementiranih vrsta dokumenata. Korisnici sa odgovarajućim dozvolama mogu pristupiti i funkcijama za nadgledanje rada grupe ili svih korisnika, kao i fleksibilnom i moćnom generatoru izveštaja.

Moderan i prilagodljiv korisnički interfejs sa mogućnostima filtriranja, sortiranja, koji korisnika dovoljno intuitivno vodi kroz funkcionalnosti Client-a, uz rekao bih veoma pristojno on-line uputstvo, obezbeđuje brzo usvajanje i prihvatanja od strane novih korisnika, posebno onih koji već poznaju Windows, Office, Acrobat, AutoCAD i slično. Činjenica da je čitav korisnički interfejs i uputstvo na srpskom, koji je i osnovni jezik sistema, dodatno olakšava i ubrzava obuku i uvođenje sistema u svakodnevno korišćenje.

Ukupna funkcionalnost UniDocs Client upotpunjena je dodatnim, opcionim modulima za integraciju sa mail klijentom (MS Outlook), importerom dokumenata sa mrežnih i lokalnih skenera, posebnom podrškom za Microsoft Office alate (Word i Excel), podrškom za AutoCAD i Autodesk Inventor, OCR modulom, kao i modulom za prikaz i komentarisanje sadržaja rasterskih dokumenata.

Integrisan sistem za elektronsko potpisivanje dokumenata bilo kog formata zapisa, usklađen sa zakonskom regulativom i međunarodnim preporukama, UniDocs dodatno kvalifikuje za primenu u organizacijama u kojima je bezbednost dokumenata i sledljivost procesa zahtev visokog prioriteta.

Posebno je zanimljiva činjenica da je proizvođač nedavno promovisao i dve nove podverzije korisničkih klijentskih modula sa nešto suženim funkcionalstima, ali i znatno nižim cenama.

Modul CLite ne omogućava kreiranje novih dokumenata, kao ni izmenu njihovog sadržaja, ali obezbeđuje mogućnost izmene metapodataka, što uključuje i overavanje dokumenata što ga čini izuzetno pogodnim za korišćenje na radnim mestima koja u okviru poslovnih procesa dokumente pregledaju, verifikuju i overavaju, a znatno niža cena u potpunosti opravdava njihovo korišćenje.

Pored CLite, proizvođač je obezbedio i potpuno besplatan klijentski modul UniDocs View koji obezbeđuje kompletnu funkcionalnost pretraživanja i pregleda dokumenata i pridruženih metapodataka. Ovaj modul gotovo savršeno odgovara svim radnim mestima koje dokumentaciju u svakodnevnom radu koriste, ali ne učestvuju u njenom kreiranju i menjanju, kao što su radna mesta koja pristupaju i koriste određenu tehničku, tehnološku dokumentaciju, i/ili procedure sistema kvaliteta i druge radne procedure i uputstva, obaveštenja i slično.

Pravilnim izborom broja licenci navedenih klijentskih modula može se znatno smanjiti potrebno ulaganje pri uvođenju sistema, a činjenica da svi klijetnski moduli programskog sistema podržavaju takozvanu plivajuću licencu znači da broj licenci u sistemu treba dimenzionisati prema broju korisnika koji će sistemu pristupati istovremeno, što je uvek znatno manji broj od ukupnog broja.

Svi klijentski moduli su dostupni u Windows desktop i Web varijanti, koje imaju gotovo identičan izgled i funkcionalnost. Činjenica da proizvođač obe verzije stavlja na raspolaganje u okviru jedinstvene licence dodatno olakšava početno konfigurisanje sistema i smanjuje ukupnu cenu investicije, a korisniku obezbeđuje slobodan izbor koju će od varijanti klijentskih modula koristiti na različitim radnim mestima.

Pored klijentskih modula za svakodnevni rad u okviru različitih poslovnih procesa, UniDocs nudi i modul Archive, koji je namenjen upravljanju arhivom dokumentacije, što uključuje i dodatno opisivanje i katalogizaciju arhiviranih dokumenata, njihovo kontrolisano izlučivanje u skladu sa zakonskim periodima čuvanja, kao i pravilnicima svakog preduzeća ili organizacije. Sve specifičnosti vezane za pravila čuvanja i izlučivanja dokumentacije se veoma jednostavno prilagođavaju konkretnim pravilnicima, prostom promenom parametara koji definišu periode čuvanja prema listi registraturskog materijala za svaku od vrsta dokumenata definisanih u sistemu.

Implementacija i prilagođavanje sistema

Posebnu pažnju i objašnjenje zahteva modul za implementaciju sistema, UniDocs MetaDesigner. On obezbeđuje jedinstvenu mogućnost da se opšti platformski alat za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, kakav je UniDocs, bez programiranja, posebnih programerskih i informatičkih veština prilagodi potrebama poslovnog sistema konkretnog preduzeća ili organizacije. MetaDesigner obezbeđuje intuitivni, grafički korisnički interfejs za parametrizaciju i prilagođavanje sistema, odnosno definisanje svih pravila, ograničenja i načina rada, čime se opšti platformski softver brzo i efikasno pretvara u sistem potpuno prilagođen potrebama konkretnog preduzeća. MetaDesigner-om se definišu vrste dokumenata, svakoj od njih se pridružuje skup metapodataka (atributa), definiše format zapisa, šabloni i programi za kreiranje i pregled dokumenata.

Definisanjem korisnika, grupa i dozvola koje oni imaju nad prethodno definisanim vrstama dokumenata obezbeđuje se bezbednost dokumenata i podataka, a korisnicima se na raspolaganje stavljaju samo oni dokumenti i mogućnosti rada sa njima koji odgovaraju stvarnim ovlašćenjima i nadležnostima svakog od zaposlenih koji pristupaju sistemu. Nasleđivanje prava korisnika sa grupe dodatno olakšava i ubrzava prilagođavanje sistema.

Poslovni procesi se implementiraju definisanjem tokova dokumenata, kao i fascikli u koje se oni tokom obavljanja poslovnog procesa grupišu.

Podešavanjem navedenih i ostalih parametara podržanih modulom UniDocs MetaDesigner, analitičar poslovnih procesa, potpuno samostalno i bez pomoći programera i IT stručnjaka može implementirati sve poslovno-dokumentacione procese i samostalno raditi na stalnom poboljšanju njihove efikasnosti. Analitičarima je na raspolaganju i grafički dizajner poslovnih procesa UniDocs Visual Workflow Designer, koji omogućuje formiranje dijagrama u Business Process Modeling notaciji (BPMN), kojima se poslovno-dokumentacioni procesi opisuju pre same implementacije.

Moćno razvojno okruženje

Onima koji žele da idu korak dalje i UniDocs platformu iskoriste za razvoj sopstvenih aplikativnih rešenja i/ili integraciju upravljanja dokumentima i poslovnim procesima sa drugim informacionim podsistemima (ERP, CRM, CAD, GIS, itd.), na raspolaganju je bogato razvojno okruženje (Application Programming Interface – API), koje se sastoji iz niza programskih komponenti za pregled sadržaja dokumenata, pregled i izmene metapodataka, rad sa fasciklama, oglasnim tablama, uvoz dokumenata, upravljanje tokom i slično. Dovoljno je da programer iskoristi gotovu komponentu, a ona će obaviti sve ostalo i obezbediti besprekornu automatsku koordinaciju sa svim serverskim komponentama i po potrebi inicirati korisnički interfejs identičan sa onim u okviru UniDocs Client-a.

XML format za opisivanje dokumenata, sposoban da prihvati sve podatke o dokumentu, same datoteke dokumenata, kao i elektronski potpis – XDDL, kao i servis za uvoz i izvoz dokumenata iz sistema, razvojnim inženjerima daje dodatne mogućnosti za integraciju i razvoj posebnih rešenja.

Brzo i lako uvođenje gotovih rešenja

Da bi još više ubrzao i olakšao uvođenje sistema u poslovne procese preduzeća, proizvođač je ove zime na tržište lansirao familiju vertikalnih rešenja razvijenih u okruženju UniDocs platforme pod jedinstvenim nazivom UniDocs Business Box, u koja je ugradio svoja iskustva u automatizaciji pojedinih karakterističnih grupa poslovnih procesa koji se izvode u gotovo svim preduzećima i organizacijama.

Od preko deset vertikalnih rešenja, posebno izdvajam ona koja obezbeđuju upravljanje ulaznim i izlaznim računima i magacinskim dokumentima. Ona se brzo i lako mogu integrisati sa većinom ERP sistema koja se u Srbiji i okruženju koriste. Navedena vertikalna rešenja se sastoje od skupa gotovih poslovnih objekata, unapred definisanih vrsta dokumenata, fascikli i pravila za rad sa njima. Gledajući ova rešenja, koja obezbeđuju da dokumenti prođu kompletan proces od njihovog nastanka, preko dorade, verifikacije, overe, pa sve do njihovog beleženja u ERP bazi i završne računovodstvene obrade, potpuno shvatamo razlog zbog koga proizvođač insistira na činjenici da UniDocs nije samo programski sistem za upravljanje dokumentima, već i za automatizaciju i upravljanje poslovnim procesima.

Takođe je zanimljivo spomenuti i UniDocs QMS (Quality management system) i ISMS (Information security management system), namenjene upravljanju dokumentima sistema kvaliteta (ISO 9000) i sistema bezbednosti informacija (ISO 27000). Ova rešenja u potpunosti rešavaju podršku uvođenju i održavanju sistema, formiranju i upravljanju revizijama, distribuciji dokumentacije, uz potpunu sledljivost, sve to bez upotrebe papirnih kopija, jer svi originali ostaju u elektronskom obliku.

Primenjivost, usklađenost i podrška

Ono što se meni posebno svidelo je činjenica da UniDocs u potpunosti  zadovoljava zahteve standarda kao što su ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000 ili ISO 27000 serije u pogledu toga da dokumenti i zapisi „moraju ostati čitljivi, laki za identifikovanje i pretraživanje“, a mere „potrebne za identifikaciju, skladištenje, zaštitu, pretraživanje, vreme čuvanja … moraju biti dokumentovane i implementirane“. Radeći kao konsultant u preduzeću OSA Računarski inženjering, koja je proizvođač ovog potpunog rešenja, bilo je zaista lako i jednostavno da se očuvaju zapisi o izvođenju procesa ustrojavanja sistema za upravljanje bezbednošću informacija saglasno zahtevima ISO/IEC 27001:2005, kao i o svim pojavama incidenata narušavanja bezbednosti koji utiču na ISMS, a što je rezultiralo dobijanjem odgovarajućih sertifikata o usaglašenosti sistema menadžmenta kvalitetom prema ISO 9001 i sistema upravljanja bezbednošću informacija prema ISO 27001 od ugledne sertifikacione kuće kao što je SGS Beograd. Koliko je primena UniDocs-a doprinela uspešnosti ovog sertifikovanja, ukazuje i to što je i sertifikaciona ocena, kao i nadzorna provera, za oba sertifikata prošla bez ijedne takozvane „veće ili manje neusaglašenosti“.

Posetom proizvođaču, uverio sam se da iza softverske familije UniDocs stoji stalni razvojni tim, kao i iskusan tim za podršku pri implementaciji i automatizaciji poslovno-dokumentacionih procesa kod korisnika sistema. Činjenica da proizvođač svoje ukupno poslovanje vodi primenjujući UniDocs platformski softver, kombinovan sa vertikalnim rešenjima serije UniDocs Business Box, proizvodu daje dodatni kvalitet, a sertifikati ISO 9001:2008 i ISO 27001:2005 koje proizvođač poseduje, potvrđuju usklađenost UniDocs sistema sa zahtevima ovih standarda.

Dodatnu sigurnost korisnicima garantuje mreža ovlašćenih i kvalifikovanih partnera koji obezbeđuju postprodajnu podršku, konsultantske usluge i obuku korisnika UniDocs.

Bez obzira što je UniDocs srpski softver na srpskom jeziku, proizvođač se pobrinuo za njegovu višejezičnost, mogućnost lake i brze lokalizacije, kao i mogućnost da se u okviru jedne implementacije konkurentno koriste verzije klijentskih modula na različitim jezicima.

Na kraju treba reći: familija softverskih rešenja UniDocs Platform, zajedno sa vertikalnim rešenjima UniDocs Business box, obezbeđuje realnu mogućnost svima koji žele da reše probleme upravljanja dokumentacijom i procesima u okviru svog preduzeća u kratkom roku i za prihvatljivu cenu. Pri tome mogu računati na stvarnu i potpunu integraciju sa informatičkim rešenjima koja već koristi, kako u domenu programa za kreiranje, izmene i pregled sadržaja dokumenata, tako i u domenu softvera za upravljanje poslovanjem (ERP, CRM, GIS i slično).

 - Milinko Lukić, dipl.inž. Team Lead Auditor for ISMS u međunarodnoj IRCA šemi

Korisne WEB adrese:

www.unidocs.rs;

www.osa.rs

Tags : OSA, Sistem za upravljanje dokumentima, UniDocs

Elektronsko poslovanje u Srbiji – SAN ILI JAVA?!

Jako su retke firme i pojedinci u Srbiji koji se ne naježe pri samom pomenu reči elektronski. Svejedno da li se radi o dokumentu, potpisu, arhivi ili poslovanju. Zašto je to tako? Zašto ljudi ne žele ni da razmisle o tome?

 

Odgovor je višestruk:

 

1. misle da je to jako komplikovano i da neće uspeti da savladaju novine u radu.

2. misle da to nije regulisano zakonom.

3. misle da će im inspekcija ispisati silne kazne zbog takvog načina rada…

Koga god da upitate da li je pokušao da radi elektronski, pa mu je neko rekao da to nije ispravno i dozvoljeno – jedini odgovor je sleganje ramenima i samouveren odgovor: „Nisam, ali nema šanse da je to legalno!“

Iako je to u razvijenim ekonomijama jedini način poslovanja, koji odgovara i državi jer joj i olakšava kontrolu i smanjuje troškove i štedi vreme potrebno za obavljanje administrativnih poslova, kod nas je elektronsko poslovanje još uvek tabu tema.

Izgleda da je država konačno rešila da se više angažuje. Nedavno je saopšteno da je do sada izdato 10000 sertifikata za elektronski potpis i da su sertifikate zatražile i dobile uglavnom firme, uz manji broj fizičkih lica. Broj izdatih sertifikata raste, što ohrabrujuće ukazuje na to da elektronsko poslovanje, polako ali sigurno, doživljava svoju ekspanziju.

Država je napravila portal elektronske uprave, gde se elektronsko potpisivanje najnormalnije koristi. Pored toga, Poreska uprava i APR prelaze na pružanje elektronskih usluga – što će od pravnih lica zahtevati da svoje podatke i izveštaje dostavljaju u elektronskom obliku. Dakle, elektronsko poslovanje više neće biti zanimljivo i poželjno – već neophodno.

Državna sekretarka za digitalnu agendu Srbije izjavila je da je pružanje elektronskih usluga pravnim licima najefikasniji način da elektronska uprava i elektronsko poslovanje zažive. Iako je broj izdatih sertifikata za digitalni potpis u porastu, kod nas je apsurdno mala primena sistema elektronske trgovine ili elektronskog plaćanja bankovnim karticama.

To su stvari na čijem se poboljšanju mora smisleno raditi, jer će one omogućiti brži razvoj i veći obrt novca.

Za početak, može se dati pohvala promeni državnog kursa i stavova ljudi čije su odluke ključne za razvoj institucije elektronskog poslovanja u Srbiji.

Tags : elektronsko poslovanje, upravljanje dokumentima

Magelan – poslovna aplikacija za turističke agencije

Magelan je poslovna web aplikacija koja je namenjena organizaciji i upravljanju poslovanjem turističkih agencija. Namenjena je svim onim agencijama koje ručno popunjavaju svoje ugovore, najave, račune i priznanice, kao i onim čija trenutna organizacija ne zadovoljava u potpunosti potrebe poslovanja.

Ova aplikacija spada u grupu tzv. SaaS aplikacija i po svom načinu rada i modelu poslovanja razlikuje se od ostalih aplikacija koje su u ponudi u okviru sektora turizma – non-stop je dostupna putem interneta a plaćanje je na mesečnom nivou, o čemu će biti više reči u nastavku.

Delovi aplikacije

Radi bolje organizacije Magelan je podeljen na 6 nezavisnih modula koji su međusobno povezani i čine jedan centralizovani informacioni sistem: dokumenti, plaćanja, kontakti, partneri, destinacije i korisnici.

Modul Dokumenti objedinjuje sve rezervacije (ugovore), najave i račune. Svaki od ovih dokumenata sadrži automatizme koji znatno olakšavaju unos podataka o aranžmanu i putnicima, kao i deo sa obračunom iznosa aranžmana. Sve dokumente je moguće štampati u više primeraka, a svaki dokument poseduje brendirano zaglavlje sa logotipom i kontakt podacima turističke agencije.

Modul Plaćanja sadrži listu svih plaćanja koje agencija obavlja. Tu se nalaze priznanice za sve uplate putnika i bankovni izvodi za sve isplate organizatorima putovanja. Osim evidencije plaćanja moguć je i pregled plaćanja i ostatka duga po rezervaciji (ugovoru).

Modul Kontakti sadrži listu fizičkih lica (putnika) koja su nekada koristila usluge agencije. Osim osnovnih i dodatnih informacija moguće je i dodavanje internih beleški, koje u nekim slučajevima mogu biti od velike koristi u radu.

Modul Partneri sadrži listu svih pravnih lica sa kojima turistička agencija sarađuje – organizatori putovanja, subagenti i druge firme. U okviru ovog modula moguće je i definisanje aranžmana organizatora putovanja, uključujući i veze do cenovnika na njihovim sajtovima.

Modul Destinacije sadrži listu svih destinacija i smeštaja koje agencija ima u ponudi, zajedno sa vezama do njihovih  reprezentativnih sajtova, mapa i video klipova. Posebnu pogodnost čini mogućnost pretrage aranžmana po destinaciji i organizatoru putovanja. To u znatnoj meri može olakšati pretragu i prezentovanje ponude zainteresovanim klijentima.

Modul Korisnici sadrži sve korisnike (zaposlene u agenciji) koji imaju pristup Magelan web aplikaciji.

Cena i besplatan probni period

Kao što je u uvodnom delu navedeno – model plaćanja je po principu niske mesečne pretplate, čime se obezbeđuje znatno manji „udar“ na budžet agencije, kao i znatno niži rizik od pogrešnog ulaganja u poslovni softver (iznos plaćene mesečne pretplate nadoknadiće se jednim prodatim aranžmanom).

Sa druge strane, SaaS model poslovanja skida „brigu“ korisnika sa održavanja aplikacije i instalacije novih funkcionalnosti i dorada, jer korisnik dobija gotov „paket“ koji je odmah spreman za korišćenje.

Posebnu pogodnost pruža i besplatan probni period Magelan web aplikacije u trajanju od 30 dana, gde agencija može probati aplikaciju i proveriti da li ona zadovoljava potrebe njenog poslovanja. Do probnog perioda se stiže jednostavnom registracijom novog naloga, a probni period nije obavezujući po pitanju dalje saradnje.

Više detalja o samoj aplikaciji možete pronaći na sajtu www.magelanapp.rs, a Magelan je prisutan i na Facebook-u, Twitter-u i Skype-u (magelanapp).

Nadamo se da će Magelan svojim poslovnim modelom i transparentnošću uticati na poboljšanje poslovnih usluga u sektoru turizma.

NetDokumenti – Kancelarija XXI veka

NetDokumenti predstavljaju softversko rešenje koje se može definisati na više načina:

1. DMS (Document Managament System) – sistem za upravljanje dokumentima.
2. Sistem za prelazak na elektronsko poslovanje – jer implementacijom ovog softverskog rešenja potreba za protokom klasične, papirne, dokumentacije biva svedena na minimum.
3. Elektronska arhiva – svi vaši dokumenti se nalaze na jednom mestu i dostupni su vam uvek, bez obzira gde se nalazite i na koji način im pristupate….

I svaka od ovih definicija je tačna. Kako ćete ih vi zvati zavisi od konkretnih razloga i potreba zbog kojih ih vi koristite i zbog kojih su vam potrebni.

U savremenom poslovnom svetu, apsurdno je, ali istinito, novac nije najbitniji. Novac ne dolazi sam po sebi, on je uvek rezultat ili posledica nečega što vi uradite. Najbitnije su informacije. Prava informacija, koju dobijete u pravo vreme, nezavisno od toga da li se nalazite u kancelariji, na poslovnom putu, na vikendu ili odmoru ima neprocenjiv značaj. Zašto? Odgovor je krajnje jednostavan – jer je ta i takva informacija preduslov da dođete u priliku da zaradite novac.

Jedan od benefita koji nastaju primenom NetDokumenata, o kojem ću sada govoriti, je to što vam ovo softversko rešenje omogućava PRISTUP VAŠOJ KANCELARIJI SA BILO KOG MESTA .

Zamislite situaciju… vi ste na odmoru na Havajima. Konačno ste dobili par dana samo za sebe, koje ste planirali da iskoristite da se isključite iz svakodnevnih obaveza i da napunite baterije za poslovne izazove koji vas očekuju. A, onda… Iz vedra neba stiže poziv da je vaše prisustvo, odmah, neophodno u firmi – jer je neophodno da odobrite nešto i da to odmah uradite… Sledi veliko razočaranje, bes i… ipak, pakovanje kofera. Dok ste na putu ka svojoj kancelariji, razmišljate da li mora baš tako i zašto to ne možete da uradite na neki jednostavniji način, bez prekidanja odmora.

Ovaj opis predstavlja svakodnevnicu ljudi koji se, na najrazličitije načine, bave menadžerskim pozivom. Problemi se nalaze na svakom koraku i uvek se desi nešto što zahteva vašu pažnju i prisustvo.

U razmišljanjima čoveka koji mora da prekine odmor i vrati se u kancelariju se sve vrti oko pitanja zašto u XXI veku ne postoji neki jednostavniji način da ispuni svoje obaveze i izbegne situaciju da ponese epitet uskog grla poslovnog procesa, a da, istovremeno, ne prekida odmor. Ipak, rešenje postoji. I to rešenje je softverski paket NetDokumenti. Net Dokumenti su SaaS (Software as a Services), što znači da predstavlja softver koji se nalazi online na serveru firme E-75 IT Services i kojem se pristupa pomoću bilo kojeg WEB čitača koji posedujete (Internet Explorer, Firefox Mozilla, Google Chrome, Apple Safari, Opera…). To znači da sve što vam je potrebno predstavlja računar, sa pristupom internetu – uključite ga, idite na internet i vaš najveći problem ćete moći da rešite u samo nekoliko klikova.

Ipak, može se desiti da niste poneli računar na odmor. Ili jeste, ali je baterija veoma slaba, pa ste ponovo vezani za hotelsku sobu i izvor napajanja električnom energijom… Sa NetDokumentima možete da prevaziđete i takvu situaciju. Dovoljno je da imate nekakav poslovni telefon (na Android, Symbian ili Windows Mobile platformi, iPhone, BlackBerry…) i onda sve probleme u Vašoj kancelariji, doslovno, možete da rešite sa plaže. Sa NetDokumentima ćete uvek biti u toku i nikada više nećete biti kočnica normalnom odvijanju poslovnih procesa.

Naprotiv, možete, nakon što ste automatskim e-mailom obavešteni da je završen, pročitati izveštaj koji su na NetDokumente postavili zaposleni, za samo par sekundi izvršiti pretragu kompletne dokumentacije firme (kojoj, na osnovu autorizacija i nivoa prava pristupa koji su Vam dodeljeni, imate pravo da pristupite), pronaći dokument koji Vam je potreban – i zatim ga pregledati, izmeniti, doraditi ga i dati mu svoj lični pečat, odobriti dokument i poslati ga dalje u poslovni proces ili ga, pak, vratiti na doradu. Ili ga poslati klijentu istog trenutka kada on to zahteva.

Sa NetDokumentima za vas više ne postoje fizička ograničenja i barijere. Sa NetDokumentima ste uvek u toku, jer ste, recimo putem e-maila ili RSS-a, trenutno obavešteni o izmenama nad dokumentima i folderima i tako uvek znate šta se dešava u Vašoj kancelariji.

To koliko ste udaljeni od vaše kancelarije više, uopšte, nije bitno. U vašoj kancelariji ste prisutni čak i kada fizički niste u njoj. Ako i kada to želite.

Dakle, više nije potrebno da sedite u kancelariji da biste mogli da kontrolišete rad zaposlenih i odvijanje poslovnog procesa. Sa NetDokumentima sa bilo koje tačke na planeti možete da otkrijete gde je usko grlo u poslovnom procesu i da ga u ekspresnom roku otklonite.

Zato, dobrodošli u budućnost. Dobrodošli u svet NetDokumenata!

Uskoro ćete saznati o sledećem: kontrola verzija dokumenata, mogućnosti uvoza i izvoza dokumenata, nivo smanjenja troškova i povećanja produktivnosti, digitalni potpis, inspekcije i elektronsko poslovanje, zakon, papirni i elektronski dokumenti, NetDokumenti i ISO standardizacija…

Predrag V. Matić

WP Premium Theme by Premium Wordpress Themes